Ordnung im Papierchaos: Aufbewahrungsfristen beachten

Ist das wichtig, oder kann das weg? Wie oft hast du dir schon die selbe Frage im Unterlagen-Dschungel gestellt? Es ist aber auch wirklich schwer, den Überblick zu behalten, wenn sich die Bestimmungen und Fristen ständig ändern.

Papierkram: Überblick verschaffen

Zu aller erst solltest du dir einen Überblick darüber verschaffen, was du hast. Ja, das ist fies, ich weiß, aber dennoch muss irgendwann einmal Ordnung ins Chaos. Wenn du ein gutes Ablagesystem gefunden hast verspreche ich dir aber, dass du deinen Papierkram in Zukunft ganz schnell erledigt bekommst und er nicht mehr dein Staatsfeind Nummer eins ist. – Oder was das doch der Keller?

Beginne damit, Stapel bzw. sinnvolle Kategorien zu bilden. Lege also alle Versicherungsdokumente auf den Stapel „Versicherungen“, alle wichtigen Arbeitsunterlagen auf den Stapel „Beruf“ und verfahre so mit weiteren großen Kategorien, bis du alle deine Papiere verteilt hast.

Sinnvolle Kategorien bilden

Die Kategorie „Versicherungen“ kannst du dann beispielsweise in kleinere Sparten aufteilen, wie „Gesundheit“ mit Dokumenten zu deiner Krankenversicherung oder „Kfz“, in der du Autoversicherungen und Co. ablegst.

Möchtest du lieber alle Unterlagen zum Thema Auto in einer Kategorie haben, kannst du auch die große Kategorie „Auto“ bilden und dort dann, Versicherungsdokumente, Steuerunterlagen usw. aufbewahren. Je nach Menge und Übersichtlichkeit wird da jeder etwas andere Kategorien und Prioritäten haben. Am Ende zählt einfach, dass du eine Struktur geschaffen hast, mit der du ordentlich weiterarbeiten kannst und die es zulässt, dass du die gewünschten Unterlagen schnell wiederfindest.

Anders als in diesem Beispiel könnte vielleicht auch eine chronologische Sortierung oder eine Aufteilung nach Personen gut zu dir passen. Vielleicht möchtest du außerdem mit Color Coding arbeiten und jeder Kategorie, jeder Hängemappe oder jedem Ordner eine spezielle Farbe zuweisen, sodass der Griff zum richtigen Ordner noch leichter von der Hand geht.

Wichtige Belege für die Steuer sammeln

Sammle Belege für die Steuererklärung im entsprechenden Ordner in Klarsichthüllen, so hast du diese bei Bedarf schnell zur Hand.

Tipp: Wenn du sowieso gerade dabei bist… Überprüfe beim Einsortieren deiner Dokumente jeweils, ob ein neues Dokument vielleicht ein älteres ersetzt. Die alte Version kannst du dann entsorgen.

Einen Notfallordner anlegen

Für deine wichtigsten Dokumente ist es ratsam, einen Notfall­ordner anzulegen. Dieser hilft besonders Angehörigen, wichtige Dokumente im Notfall schnell zu finden. Er sollte Regelungen wie Vollmachten, Testament, Patientenverfügung und eine Liste von Versicherungen und Bankkonten enthalten (oder was in deinem Fall von Wichtigkeit ist) und an einem vereinbarten Platz deponiert sein.

Übrigens: Fällt dir bei der Durchsicht auf, das eine wichtige Police fehlt, kannst du dir bei deiner Versicherung eine neue ausstellen lassen, sofern du die Beitrags­zahlung per Konto­auszug nach­weisen kannst.

Manche Unterlagen sind so wichtig, das man sie das ganze Leben aufbewahren sollte! Dazu gehören etwa die Geburtsurkunde, die Eheurkunde, Zeugnisse von Schulen und Arbeitgebern, Gerichtsurteile, aber auch Baupläne oder ärztliche Gutachten.

Aufbewahrungsfristen für Papierkram beachten

„Steuerbescheide muss man doch 10 Jahre aufheben, oder?“ Da sich Aufbewahrungsfristen im Laufe der Zeit aber immer wieder ändern, macht es wenig Sinn, diese hier niederzuschreiben. Weiterhin gibt es viele Unterschiede zwischen Privatpersonen, Freiberuflern und Arbeitnehmern. Du kannst dich aber beispielsweise hier stets über den aktuellen Stand der Dinge informieren. Diese Quelle war bisher immer aktuell, dennoch können wir für eventuelle Fehler natürlich keine Haftung übernehmen.

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