Vielleicht kennst du das auch – Papierberge stapeln sich auf dem Schreibtisch, nach einem Stift musst du ewig wühlen und überall fliegen Zettel herum. In dem Chaos gibt es viel zu viele Ablenkungen, um ordentlich zu arbeiten. In einem gut organisierten Büro herrscht eine angenehme Atmosphäre, in der es sich täglich sehr gut arbeiten lässt. Mit kleinen Tipps gelingt es dir, dein Home Office zu strukturieren und Ordnung zu halten.
Ordentlicher Arbeitsplatz
Strukturierte Einrichtung
Ein ordentliches Home Office fängt bereits bei den Überlegungen zur Einrichtung an. Was benötigst du, um strukturiert arbeiten zu können? Diese Überlegungen sollten im Vorfeld gemacht werden. Fallen viele Aktenordner an, sollte über ein Aktenregal* nachgedacht werden. Schubladen eignen sich sehr gut zum Verstauen von Kleinteilen. Teile die Schubladen so ein, dass Stifte, Locher oder Tacker mit einem Handgriff gefunden werden. Diverse Helfer unterstützen die Ordnung im Büro.
Aufgeräumter Schreibtisch
Ein aufgeräumter Schreibtisch* ist viel wert. Die Augen erfassen sie Ordnung und der Körper reagiert darauf insgesamt ruhiger als bei einem Chaos-Tisch. Zu viele Dinge auf dem Tisch lenken nur von den eigentlichen Aufgaben ab.
Daher solltest du nur die notwendigsten Dinge auf dem Tisch liegen haben, um ohne Ablenkung arbeiten zu können. Gebe den Dingen ihren Platz, denn sie behalten und an den sie immer wieder zurückgelegt werden.
- Eigenschaften: aus einem Guss gefertigtes Gehäuse, hoch belastbar, 7 Schubladen davon 3 für Kleinteile
- einzigartiger Stopp-Mechanismus für ein schnelles, leichtes Öffnen/Schließen der Schubladen
Arbeitsschritte organisieren
Überflüssige Zettelwirtschaft
Gehörst du zu den Menschen, die sich Notizen auf Zetteln machen – beim Telefonieren oder wenn plötzlich eine Idee kommt? Du musst dir das nicht abgewöhnen. Aber einmal am Tag solltest du dir die Zeit nehmen und die Zettel sortieren. Termine können in den Kalender eingetragen werden. Für Ideen könntest du dir ein Ideenbuch* zulegen, in dem alle Ideen gesammelt werden. In dieses können Zettel auch eingeklebt werden.
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Briefe sortieren
Nehme dir jeden Tag die Zeit, deine Briefe direkt zu sortieren. Teile die Ablage ein nach Rechnungen, sofortige Bearbeitung oder abheften. Das System muss für dich praktikabel sein. In diese Ablage* sortierst du die Post täglich ein. Am Aufräum-Tag nimmst du dir die Ablade vor und arbeitest diese ab. Du bezahlst die Rechnungen oder schreibst Antworten.
Ein ähnliches System funktioniert auch im E-Mail-Postfach. Somit musst du nicht direkt auf jede Mail reagieren und es geht nichts dabei verloren. Wie du siehst gehört zur Ordnung im Home Office auch digitale Ordnung.
Papierkorb nutzen
Häufig werden Dinge aufgehoben aus Bequemlichkeit. Die Unordnung wird immer größer, weil Briefumschläge nicht direkt weggeschmissen werden. Auch werden häufig Dinge nicht weggeschmissen, weil sie ja noch gebraucht werden könnten. Am Aufräum-Tag solltest du dennoch gründlich überlegen, was direkt weg kann. Wenn etwas nicht weggeheftet oder im Ablagesystem eingeordnet werden kann, wirst du es auch später wahrscheinlich nicht brauchen. Dann kann es auch direkt in den Papierkorb* geschmissen werden.
Stapel einfach umdrehen
Gehörst du zu den Menschen, die alles Papier erstmal auf einen Stapel sammeln und bei Bedarf diesen durchschauen? Häufig scheuen wir uns dann davor, diesen Stapel auch nur anzupacken. Mit einem leichten Trick kannst du auch diese Stapel angehen. Drehe den Stapel einfach um und die ältesten Dokumente liegen nun zuerst vor dir. Manche Dinge haben sich bereits erledigt, so dass diese Papiere in den Papierkorb können. Die übrig gebliebenen Dokumente werden in das Ablagesystem einsortiert.
Tipp: Verwende ein Hängeregister* . Damit kannst du die Stapelbildung vermeiden und Papiere mit einem Griff vorsortieren. Wenn du dann turnusmäßig die Hängeregistermappen durchgehst und in Ordner abheftest haben sich viele Dinge bereits erledigt und können direkte entsorgt werden.
Im Kurs „Papierkram managen“ erkläre ich dir alles Schritt für Schritt.
- Ein leicht tragbare Hängemappenbox für maximal 15 Hängemappen.
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Regelmäßig aufräumen
Aufräum-Tag
Plane einen festen Aufräum-Tag in der Woche ein, an dem die Ablage sortiert wird und Unterlagen abgeheftet werden. Besonders gut eignet sich dafür der Freitagnachmittag. Die Woche ist rum und kommt mit dem Aufräumen zu einem Abschluss. Es geht jedoch nicht nur darum, auf und um den Schreibtisch Ordnung zu schaffen. Nutze die Zeit auch, um deine Mails sowie den Desktop aufzuräumen. Mit dieser regelmäßigen Maßnahme startest du am Montag viel beschwingter in eine neue Arbeitswoche und Ordnung im Home Office wird für dich zum Kinderspiel.
Diese kleinen Tipps helfen dir dabei, spürbar Ordnung und Struktur ins Home Office zu bekommen. Damit lässt es sich viel angenehmer und vor allem effektiver arbeiten. Nutze die „Alles-hat-seinen-Platz-Methode“…
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Facebook-Umfrage
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Dein Kommentar
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Vielen Dank für den tollen Beitrag. Es ist unheimlich wichtig, dass man sich am Arbeitsplatz wohl fühlt. Deswegen sollte er auch immer aufgeräumt sein.
Mit besten Grüßen,
Lara