Papiere sortieren: Aufbewahrungsfristen beachten

Ist das wichtig, oder kann das weg? Wie oft hast du dir schon die selbe Frage im Unterlagen-Dschungel gestellt? Sammeln sich Poststapel in der Küche? Es ist aber auch wirklich schwer, den Überblick zu behalten, wenn sich die Bestimmungen und Fristen ständig ändern. Papiere sortieren ist aber nicht nur sinnvoll, sondern kann Spaß machen. Wenn man sich erst einmal ein System erstellt hat.

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Schritt für Schritt zum Ziel

Erfahre jetzt, welche Schritte wichtig sind, um ein für dich passendes Ablagesystem für den Papierkram anzulegen.

Überblick verschaffen

Zuallererst solltest du dir einen Überblick darüber verschaffen, was du hast. Ja, das ist fies, ich weiß, aber dennoch muss irgendwann einmal Ordnung ins Chaos. Wenn du ein gutes Ablagesystem gefunden hast verspreche ich dir, dass du deinen Papierkram in Zukunft ganz schnell erledigt bekommst. Papiere sortieren mit System.

Beginne damit, Stapel bzw. sinnvolle Kategorien zu bilden. Lege also alle Versicherungsdokumente auf den Stapel „Versicherungen“. Alle wichtigen Arbeitsunterlagen auf den Stapel „Beruf“ und verfahre so mit weiteren großen Kategorien, bis du alle deine Papiere verteilt hast.

Papiere sortieren: Kategorien

In Kategorien sortieren

Die Kategorie „Versicherungen“ kannst du dann beispielsweise in kleinere Sparten aufteilen. Wie „Gesundheit“ mit Dokumenten zu deiner Krankenversicherung oder „Kfz“, in der du Autoversicherungen und Co. ablegst.

Möchtest du lieber alle Unterlagen zum Thema Auto in einer Kategorie haben, kannst du auch die große Kategorie „Auto“ bilden. Und dort dann, Versicherungsdokumente, Steuerunterlagen usw. aufbewahren. Je nach Menge und Übersichtlichkeit wird da jeder etwas andere Kategorien und Prioritäten haben. Am Ende zählt einfach, dass du eine Struktur geschaffen hast, mit der du ordentlich weiterarbeiten kannst. Diese ist die Basis, dass du die gewünschten Unterlagen schnell wiederfindest.

Anders als in diesem Beispiel könnte vielleicht auch eine chronologische Sortierung oder eine Aufteilung nach Personen gut zu dir passen. Vielleicht möchtest du außerdem mit Color Coding arbeiten und jeder Kategorie, jeder Hängemappe oder jedem Ordner eine spezielle Farbe zuweisen. Dann geht der Griff zum richtigen Ordner noch leichter von der Hand.

Wichtige Belege sammeln

Sammle Belege für die Steuererklärung im entsprechenden Ordner in Klarsichthüllen, so hast du diese bei Bedarf schnell zur Hand.

Tipp: Wenn du sowieso gerade dabei bist… Überprüfe beim Einsortieren deiner Dokumente jeweils, ob ein neues Dokument vielleicht ein älteres ersetzt. Die alte Version kannst du dann entsorgen.

Notfallordner anlegen

Für deine wichtigsten Dokumente ist es ratsam, einen Notfall­ordner anzulegen. Dieser hilft besonders Angehörigen, wichtige Dokumente im Notfall schnell zu finden. Er sollte Regelungen wie Vollmachten, Testament, Patientenverfügung und eine Liste von Versicherungen und Bankkonten enthalten (oder was in deinem Fall von Wichtigkeit ist). Der Notfallordner muss dann an einem vereinbarten Platz deponiert sein.

Übrigens: Fällt dir bei der Durchsicht auf, dass eine wichtige Police fehlt, kannst du dir bei deiner Versicherung eine neue ausstellen lassen. Es reicht aus, die Beitrags­zahlung per Konto­auszug nachzuweisen.

Beim Papiere sortieren wird dir auffallen: Manche Unterlagen sind so wichtig, das man sie das ganze Leben aufbewahren sollte! Dazu gehören etwa die Geburtsurkunde, die Eheurkunde, Zeugnisse von Schulen und Arbeitgebern, Gerichtsurteile, aber auch Baupläne oder ärztliche Gutachten.

Papiere sortieren: Überblick verschaffe, Rechnungen und Belege

Aufbewahrungsfristen beachten

“Steuerbescheide muss man doch 10 Jahre aufheben, oder?” Da sich Aufbewahrungsfristen im Laufe der Zeit aber immer wieder ändern, macht es wenig Sinn, diese hier niederzuschreiben. Weiterhin gibt es viele Unterschiede zwischen Privatpersonen, Freiberuflern und Arbeitnehmern. Du kannst dich aber beispielsweise hier stets über den aktuellen Stand der Dinge informieren. Diese Quelle war bisher immer aktuell, dennoch können wir für eventuelle Fehler natürlich keine Haftung übernehmen.

Einkaufsliste für deine Papierablage

Wie möchtest du in Zukunft deine Papiere ablegen? In klassischen Ordnern oder in einem Hängeregister? Wie auch immer: Besorge dir schönes Material – und die Papierablage wird übersichtlich und macht richtig Spaß.

Hier kommen Ideen für eine kleine Einkaufsliste. Einiges davon wirst du ohnehin schon haben:

Ordner-System

Papieraufbewahrung/-vorsortierung

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Hängeregister-System

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Noch mehr Spaß mit dem Papierkram

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Papierlose Ablage

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Online-Kurs: Papierkram managen

Möchtest du den Papierkram systematisch angehen und ein auf dich zugeschnittenes Ablagesystem anlegen? Melde dich zum Online-Kurs “Papierkram managen” an…

Das sagt eine ehemalige Kursteilnehmerin:

Online-Bezugsquellen

Folgende Produkte wurden in diesem Beitrag erwähnt. Du kannst über die Links Details erfahren und die Produkte direkt zu dir nach Hause senden lassen:

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  • Inhalt: 200 Prospekthüllen, Folienstärke 0,06 mm (60 my)
Novus Schreibtisch Set (Heftgerät E 15 mit Locher E 210, inkl. 1000 Heftklammern No. 10) pink*
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Esselte Colour'Ice Briefkorb, 10 Stück, sortiert, 626276*
  • Dank der frischen, transparenten Farben die perfekte Ergänzung zu den anderen Produkten des Colour'Ice Sortimentes
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  • Manila-Recycling-Karton
  • seitlich geschlossen, mit Vollsichtreitern und Beschriftungsschildchen
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Herlitz 1610385 Hängeregistraturgestell Hängebox A4 schwarz mit 4 farbigen Hängemappen*
  • Wenn mehrere Artikel auf der Abbildung angezeigt werden, gehört nur einer dieser Artikel zum Lieferumfang. Bitte kontaktieren Sie uns im Zweifelfall.Eine Modell- oder Farbauswahl ist leider nicht möglich.
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  • Das Beschriftungsgerät-Set beinhaltet den DYMO-Etikettendrucker und 3 Rollen leicht ablösbare Etiketten – so sind Sie für alle Etikettieraufgaben zu Hause, im Büro, im Garten oder bei sonstigen Projekten bestens gewappnet.
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Viisan VK16 Dokumenten-und Buchscanner digitalisiert A3-Vorlage blitzschnell. 16MP Sensor. Buch-Doppelseiten Glätten und Aufteilen. Automatisch Scannen. OCR...*
  • [Einfach Bedienung] Egal ob es sich um Dokumente, Bücher, Visitenkarten, 3D-Gegenstände oder Kataloge, usw handelt, legen Sie einfach die Vorlagen auf die mitgelieferte Scan-Matte und drücken bequem den Scan-Knopf. In einer Sekunde ist der Scanvorgang...
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Bestseller Papierablage

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Der Beitrag ist am 23. Oktober 2018 erschienen.

  • Meine Stapel unerledigt wandern von links nach rechts und keiner erledigt es. Da Papiere erst nach Erledigung in den Ordner dürfen. Uuups da war doch noch was. Sucherrei geht los. Termindruck und alles läuft schief dazu kommt noch Frust. Manche Jahre gab’s nur einen Jahresordner da kam wenigstens nichts weg und war automatisch nach Eingangsdatum sortiert. War auch nicht ideal. Alles was ich anfange stellt sich im Laufe der Zeit als unpassend heraus. Mit verzweifelnden Grüssen Regina Kalbe

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