Ist das wichtig, oder kann das weg? Wie oft hast du dir schon die selbe Frage im Unterlagen-Dschungel gestellt? Sammeln sich Poststapel in der Küche? Es ist aber auch wirklich schwer, den Überblick zu behalten, wenn sich die Bestimmungen und Fristen ständig ändern. Papiere sortieren ist aber nicht nur sinnvoll, sondern kann Spaß machen. Wenn man sich erst einmal ein System erstellt hat.
- MADE IN GERMANY – umweltgerechte Ordner- und Akten-Register aus 160 g/m² stabilem Recycling-Karton, Multilochung, nachhaltig hergestellt in Deutschland, Blauer Engel zertifiziert
- IDEALES FORMAT – 223 x 297 mm je Register-Blatt, perfektes Maß zur Ordnung von Dokumenten mit farblicher Unterscheidung bis DIN A4 Format
Überblick
Schritt für Schritt zum Ziel
Erfahre jetzt, welche Schritte wichtig sind, um ein für dich passendes Ablagesystem für den Papierkram anzulegen.
Überblick verschaffen
Zuallererst solltest du dir einen Überblick darüber verschaffen, was du hast. Ja, das ist fies, ich weiß, aber dennoch muss irgendwann einmal Ordnung ins Chaos. Wenn du ein gutes Ablagesystem gefunden hast verspreche ich dir, dass du deinen Papierkram in Zukunft ganz schnell erledigt bekommst. Papiere sortieren mit System.
Beginne damit, Stapel bzw. sinnvolle Kategorien zu bilden. Lege also alle Versicherungsdokumente auf den Stapel „Versicherungen“. Alle wichtigen Arbeitsunterlagen auf den Stapel „Beruf“ und verfahre so mit weiteren großen Kategorien, bis du alle deine Papiere verteilt hast.
In Kategorien sortieren
Die Kategorie „Versicherungen“ kannst du dann beispielsweise in kleinere Sparten aufteilen. Wie „Gesundheit“ mit Dokumenten zu deiner Krankenversicherung oder „Kfz“, in der du Autoversicherungen und Co. ablegst.
Möchtest du lieber alle Unterlagen zum Thema Auto in einer Kategorie haben, kannst du auch die große Kategorie „Auto“ bilden. Und dort dann, Versicherungsdokumente, Steuerunterlagen usw. aufbewahren. Je nach Menge und Übersichtlichkeit wird da jeder etwas andere Kategorien und Prioritäten haben. Am Ende zählt einfach, dass du eine Struktur geschaffen hast, mit der du ordentlich weiterarbeiten kannst. Diese ist die Basis, dass du die gewünschten Unterlagen schnell wiederfindest.
Anders als in diesem Beispiel könnte vielleicht auch eine chronologische Sortierung oder eine Aufteilung nach Personen gut zu dir passen. Vielleicht möchtest du außerdem mit Color Coding arbeiten und jeder Kategorie, jeder Hängemappe oder jedem Ordner eine spezielle Farbe zuweisen. Dann geht der Griff zum richtigen Ordner noch leichter von der Hand.
Wichtige Belege sammeln
Sammle Belege für die Steuererklärung im entsprechenden Ordner in Klarsichthüllen, so hast du diese bei Bedarf schnell zur Hand.
Tipp: Wenn du sowieso gerade dabei bist… Überprüfe beim Einsortieren deiner Dokumente jeweils, ob ein neues Dokument vielleicht ein älteres ersetzt. Die alte Version kannst du dann entsorgen.
Notfallordner anlegen
Für deine wichtigsten Dokumente ist es ratsam, einen Notfallordner anzulegen. Dieser hilft besonders Angehörigen, wichtige Dokumente im Notfall schnell zu finden. Er sollte Regelungen wie Vollmachten, Testament, Patientenverfügung und eine Liste von Versicherungen und Bankkonten enthalten (oder was in deinem Fall von Wichtigkeit ist). Der Notfallordner muss dann an einem vereinbarten Platz deponiert sein.
Übrigens: Fällt dir bei der Durchsicht auf, dass eine wichtige Police fehlt, kannst du dir bei deiner Versicherung eine neue ausstellen lassen. Es reicht aus, die Beitragszahlung per Kontoauszug nachzuweisen.
Beim Papiere sortieren wird dir auffallen: Manche Unterlagen sind so wichtig, das man sie das ganze Leben aufbewahren sollte! Dazu gehören etwa die Geburtsurkunde, die Eheurkunde, Zeugnisse von Schulen und Arbeitgebern, Gerichtsurteile, aber auch Baupläne oder ärztliche Gutachten.
Aufbewahrungsfristen beachten
“Steuerbescheide muss man doch 10 Jahre aufheben, oder?” Da sich Aufbewahrungsfristen im Laufe der Zeit aber immer wieder ändern, macht es wenig Sinn, diese hier niederzuschreiben. Weiterhin gibt es viele Unterschiede zwischen Privatpersonen, Freiberuflern und Arbeitnehmern. Du kannst dich aber beispielsweise hier stets über den aktuellen Stand der Dinge informieren. Diese Quelle war bisher immer aktuell, dennoch können wir für eventuelle Fehler natürlich keine Haftung übernehmen.
Einkaufsliste für deine Papierablage
Wie möchtest du in Zukunft deine Papiere ablegen? In klassischen Ordnern oder in einem Hängeregister? Wie auch immer: Besorge dir schönes Material – und die Papierablage wird übersichtlich und macht richtig Spaß.
Hier kommen Ideen für eine kleine Einkaufsliste. Einiges davon wirst du ohnehin schon haben:
Ordner-System
- 10 Stück
- Kaschierung innen und außen aus robustem Polypropylen
- Aktenordner* (schmal, mittel, breit)
- Register*
- Prospekthüllen*
- Locher und Heftgerät*
- Lochverstärkungsringe*
Papieraufbewahrung/-vorsortierung
- Ordnung halten: Zur Aufbewahrung von Zeitschriften, Dokumenten, Heftern uvm. - passend für DIN A4
- Praktisch: Durch sein extra breites Design bietet der Stehsammler besonders viel Stauraum
Hängeregister-System
- Ein leicht tragbare Hängemappenbox für maximal 15 Hängemappen.
- Einschließlich 5 Euroflex-Hängemappen in verschiedenen Farben (A4-Format).
- Hängeregister-Mappen/-taschen*
- Hängemappen-Box* (für die Aufbewahrung der Mappen)
- alternativ: Hängeregistraturgestell*
Noch mehr Spaß mit dem Papierkram
- Das Beschriftungsgerät-Set beinhaltet den DYMO-Etikettendrucker und 3 Rollen leicht ablösbare Etiketten – so sind Sie für alle Etikettieraufgaben zu Hause, im Büro, im Garten oder bei sonstigen Projekten bestens gewappnet.
- 2-Zeilen-Druck, 5 Schriftgrößen, 7 Druckstile, 8 Verpackungsstile, 9 Speichermöglichkeiten für Etiketten, Datumstempel sowie 3 Sprachoptionen bieten ultimative Vielseitigkeit für die verschiedensten Aufgaben.
- Schöne Stifte*
- Haftnotizen*
- Bunte Mappen* mit Einteilung
- Dokumenten-Mappe*
- Etikettiergerät* und Etiketten
- Büroklammern*
Papierlose Ablage
- Leistungsfähiger 4-in-1 Farblaser Multifunktionsdrucker mit JetIntelligence, Netzwerkdrucker mit WLAN und Duplex, HP ePrint, Airprint, 250-Blatt Zuführung, Farb-Touchscreen, geringer Stromverbrauch
- Druckgeschwindigkeit: bis zu 21 S./Min (in Farbe und schwarzweiß)
Online-Kurs: Papierkram managen
Möchtest du den Papierkram systematisch angehen und ein auf dich zugeschnittenes Ablagesystem anlegen? Melde dich zum Online-Kurs “Papierkram managen” an…
Das sagt eine ehemalige Kursteilnehmerin:
Online-Bezugsquellen
Folgende Produkte wurden in diesem Beitrag erwähnt. Du kannst über die Links Details erfahren und die Produkte direkt zu dir nach Hause senden lassen:
- 10 Stück
- Kaschierung innen und außen aus robustem Polypropylen
- MADE IN GERMANY – umweltgerechte Ordner- und Akten-Register aus 160 g/m² stabilem Recycling-Karton, Multilochung, nachhaltig hergestellt in Deutschland, Blauer Engel zertifiziert
- IDEALES FORMAT – 223 x 297 mm je Register-Blatt, perfektes Maß zur Ordnung von Dokumenten mit farblicher Unterscheidung bis DIN A4 Format
- Die Prospekt-Hüllen sind strapazierfähig und bieten einen Idealen Schutz für Dokumente und eignen sich zum Sortieren und Ordnen von Papier & Unterlagen.
- Inhalt: 200 Prospekthüllen, Folienstärke 0,06 mm (60 my)
- Formschönes und handliches Set bestehend aus einem Papierlocher und Hefter. Ideal für den Gebrauch im heimischen Büro und Haushalt geeignet
- Die Heftmaschine kann bis zu 15 Blatt Papier auf einmal heften. Die Heftung ist fest, sodass Dokumente dauerhaft zusammengefügt werden können. Nageln ist ebenfalls möglich
- 500 weiße Aufkleber mit einem Durchmesser von 13 mm
- Praktische, einfache und schnelle Hilfe bei ausgerissenen Lochrändern
- Ordnung halten: Zur Aufbewahrung von Zeitschriften, Dokumenten, Heftern uvm. - passend für DIN A4
- Praktisch: Durch sein extra breites Design bietet der Stehsammler besonders viel Stauraum
- Dank der frischen, transparenten Farben die perfekte Ergänzung zu den anderen Produkten des Colour'Ice Sortimentes
- Einzigartiges Design verleiht dem Arbeitsplatz ein schöneres Aussehen
- Manila-Recycling-Karton
- seitlich geschlossen, mit Vollsichtreitern und Beschriftungsschildchen
- Ein leicht tragbare Hängemappenbox für maximal 15 Hängemappen.
- Einschließlich 5 Euroflex-Hängemappen in verschiedenen Farben (A4-Format).
- Wenn mehrere Artikel auf der Abbildung angezeigt werden, gehört nur einer dieser Artikel zum Lieferumfang. Bitte kontaktieren Sie uns im Zweifelfall.Eine Modell- oder Farbauswahl ist leider nicht möglich.
- Metallische Markierungsstifte - Diese metallischen Stifte sind in einer Packung mit 15 wunderschönen Farben erhältlich: Gelb, Grün, Lila, Rot, Weiß, Orange, Tiefpurpur, Blau, Dunkelblau, Silber, Seegrün, Rosa, Dunkelbraun, Gold und Schwarz mit...
- Hohe Qualität - Unser Satz von 15 metallischen Markierungsstiften bietet eine außergewöhnliche Abdeckung. Machen Sie aus schimmernder Tinte, einer guten Farbverteilung, hervorragenden Malstiften und Glanz und gleiten Sie mühelos über die Seite, ohne...
- Bunte Farben als Gedankenstütze: Das Haftnotizen-Set "Miami Collection" der Marke Post-it in Türkis, Neongrün, Neonpink & Mohnrot ist ein Blickfang an jedem Arbeitsplatz
- Die kleinen Klebezettel im praktischen, quadratischen Format sind bekannt für ihre Vielseitigkeit: Sie eignen sich bestens als Einkaufsliste, Merkzettel oder für schnelle Notizen
- Farb-bzw.Motivwünsche können nicht berücksichtigt werden!
- farbig sortiert
- Dokumentenmappe bestehend aus softem Kunstleder und praktischer 4-Ring-Mechanik für einen eleganten Stil
- Aktentasche verfügt über eine Lasche und ein Schloss, die ein sicheres Verschließen ermöglichen; Dokumentenhüllen schützen empfindliche Dokumente
- Das Beschriftungsgerät-Set beinhaltet den DYMO-Etikettendrucker und 3 Rollen leicht ablösbare Etiketten – so sind Sie für alle Etikettieraufgaben zu Hause, im Büro, im Garten oder bei sonstigen Projekten bestens gewappnet.
- 2-Zeilen-Druck, 5 Schriftgrößen, 7 Druckstile, 8 Verpackungsstile, 9 Speichermöglichkeiten für Etiketten, Datumstempel sowie 3 Sprachoptionen bieten ultimative Vielseitigkeit für die verschiedensten Aufgaben.
- 480 bunte Büroklammern
- Langlebig und farbig sortiert
- Leistungsfähiger 4-in-1 Farblaser Multifunktionsdrucker mit JetIntelligence, Netzwerkdrucker mit WLAN und Duplex, HP ePrint, Airprint, 250-Blatt Zuführung, Farb-Touchscreen, geringer Stromverbrauch
- Druckgeschwindigkeit: bis zu 21 S./Min (in Farbe und schwarzweiß)
- [Einfach Bedienung] Egal ob es sich um Dokumente, Bücher, Visitenkarten, 3D-Gegenstände oder Kataloge, usw handelt, legen Sie einfach die Vorlagen auf die mitgelieferte Scan-Matte und drücken bequem den Scan-Knopf. In einer Sekunde ist der Scanvorgang...
- [Flatten Curve Technology] Dank der Intelligente Algorithmus der mitgelieferte Software „Viisan OfficeCam“ erkennt VK16 die Krümmung der Buch-Doppelseiten, flacht automatisch die Wölbung ab, korrigiert störende Schatten, teilt das Bild in 2...
Bestseller Papierablage
- Briefkorb mit matter Oberfläche, Ideal zur Organisation von A4 Dokumenten, Zeitschriften und Ordnern zu Hause und im Büro, Ergonomisches Design
- Senkrecht stapelbar zur Ordnung von Dokumenten und Zeitschriften, Größeres Fassungsvermögen dank erhöhter Seitenwände, Innenmaße: 24,2 x 6 x 33 cm
- Die leicht angeschrägte Vorderfront der Briefablage verhindert ein Herausrutschen der Dokumente
- Außenmaße (B x T x H): 255 x 348 x 65 mm | Briefablage KLASSIK, DIN A4/C4
- 【Holz Material:】Die Ablage ist aus MDF Platte gefertigt.Es ist ganz umweltfreundlich.Diese Aktenschalen macht Ihr Tisch ordentlich und sauber.Bei jedem Blick zum Schreibtisch
- 【Einfache Montage:】Die Montage dieses Papierkram Organizer ist ganz einfach ohne Werkzeug.Der Zusammenbau mit den Gummis ging einfach und schnell.
- Praktisches Zubehör: Dokumentenablage für Briefe, Papier uvm. - 3 tiefe Ablagefächer für Bücher und Hefter - Maße H x B x T: ca. 27 x 29, 5 x 35, 5 cm
- Aus Metall: Leichtes Metallgeflecht für den Schreibtisch - Ablagesystem im trendigen Mesh Design - Briefablage in Schwarz
- Praktische Briefablage in schlichtem Design räumt endgültig mit lästigem Zettelchaos auf Ihrem Schreibtisch auf - Damit Sie im Brief-Dschungel den Überblick behalten und nicht durcheinander kommen
- Vielseitig einsetzbar - Nutzen Sie das Ablagesystem zum Ordnen von Briefen, Prospekten, Zeitschriften und sonstigen Dokumenten - Wichtige Überweisugen und offene Rechnungen gehen nicht mehr verloren
Dein nächster Schritt: Lerne in einem Online-Kurs, wie du den Papierkram perfekt organisierst.
Facebook-Umfrage
Umfrage: Wie denkst du über Papierkram? Wenn du bei Facebook bist, melde dich gerne zu der Gruppe an, ich schalte dich schnellstmöglich frei.
Merke dir meine Pins bei Pinterest:
Dein Kommentar
Wie sortierst du deinen Papierkram? Arbeitest du mit Ordnern oder Hängemappen? Ich freue mich auf deinen Kommentar…
Ich arbeite mit Ordnern.
Meine Stapel unerledigt wandern von links nach rechts und keiner erledigt es. Da Papiere erst nach Erledigung in den Ordner dürfen. Uuups da war doch noch was. Sucherrei geht los. Termindruck und alles läuft schief dazu kommt noch Frust. Manche Jahre gab’s nur einen Jahresordner da kam wenigstens nichts weg und war automatisch nach Eingangsdatum sortiert. War auch nicht ideal. Alles was ich anfange stellt sich im Laufe der Zeit als unpassend heraus. Mit verzweifelnden Grüssen Regina Kalbe
Hallo Regina, Stück für Stück, Schritt für Schritt. Hast du es schon einmal mit Hängeregistermappen versucht? Mit einer ganz einfachen Einteilung, z. B. zu erledigen, erledigt, Garantien, Versicherungen…