Überblick
Ist das wichtig, oder kann das weg? Wie oft hast du dir schon die selbe Frage im Unterlagen-Dschungel gestellt? Sammeln sich Poststapel in der Küche? Es ist aber auch wirklich schwer, den Überblick zu behalten, wenn sich die Bestimmungen und Fristen ständig ändern. Papiere sortieren ist aber nicht nur sinnvoll, sondern kann Spaß machen. Wenn man sich erst einmal ein System erstellt hat.
Papierkram: Überblick verschaffen
Zuallererst solltest du dir einen Überblick darüber verschaffen, was du hast. Ja, das ist fies, ich weiß, aber dennoch muss irgendwann einmal Ordnung ins Chaos. Wenn du ein gutes Ablagesystem gefunden hast verspreche ich dir, dass du deinen Papierkram in Zukunft ganz schnell erledigt bekommst. Papiere sortieren mit System.
Beginne damit, Stapel bzw. sinnvolle Kategorien zu bilden. Lege also alle Versicherungsdokumente auf den Stapel „Versicherungen“. Alle wichtigen Arbeitsunterlagen auf den Stapel „Beruf“ und verfahre so mit weiteren großen Kategorien, bis du alle deine Papiere verteilt hast.
Papiere in Kategorien sortieren
Die Kategorie „Versicherungen“ kannst du dann beispielsweise in kleinere Sparten aufteilen. Wie „Gesundheit“ mit Dokumenten zu deiner Krankenversicherung oder „Kfz“, in der du Autoversicherungen und Co. ablegst.
Möchtest du lieber alle Unterlagen zum Thema Auto in einer Kategorie haben, kannst du auch die große Kategorie „Auto“ bilden. Und dort dann, Versicherungsdokumente, Steuerunterlagen usw. aufbewahren. Je nach Menge und Übersichtlichkeit wird da jeder etwas andere Kategorien und Prioritäten haben. Am Ende zählt einfach, dass du eine Struktur geschaffen hast, mit der du ordentlich weiterarbeiten kannst. Diese ist die Basis, dass du die gewünschten Unterlagen schnell wiederfindest.
Anders als in diesem Beispiel könnte vielleicht auch eine chronologische Sortierung oder eine Aufteilung nach Personen gut zu dir passen. Vielleicht möchtest du außerdem mit Color Coding arbeiten und jeder Kategorie, jeder Hängemappe oder jedem Ordner eine spezielle Farbe zuweisen. Dann geht der Griff zum richtigen Ordner noch leichter von der Hand.
Wichtige Belege sammeln
Sammle Belege für die Steuererklärung im entsprechenden Ordner in Klarsichthüllen, so hast du diese bei Bedarf schnell zur Hand.
Tipp: Wenn du sowieso gerade dabei bist… Überprüfe beim Einsortieren deiner Dokumente jeweils, ob ein neues Dokument vielleicht ein älteres ersetzt. Die alte Version kannst du dann entsorgen.
Notfallordner anlegen
Für deine wichtigsten Dokumente ist es ratsam, einen Notfallordner anzulegen. Dieser hilft besonders Angehörigen, wichtige Dokumente im Notfall schnell zu finden. Er sollte Regelungen wie Vollmachten, Testament, Patientenverfügung und eine Liste von Versicherungen und Bankkonten enthalten (oder was in deinem Fall von Wichtigkeit ist). Der Notfallordner muss dann an einem vereinbarten Platz deponiert sein.
Übrigens: Fällt dir bei der Durchsicht auf, dass eine wichtige Police fehlt, kannst du dir bei deiner Versicherung eine neue ausstellen lassen. Es reicht aus, die Beitragszahlung per Kontoauszug nachzuweisen.
Beim Papiere sortieren wird dir auffallen: Manche Unterlagen sind so wichtig, das man sie das ganze Leben aufbewahren sollte! Dazu gehören etwa die Geburtsurkunde, die Eheurkunde, Zeugnisse von Schulen und Arbeitgebern, Gerichtsurteile, aber auch Baupläne oder ärztliche Gutachten.
Aufbewahrungsfristen beachten
“Steuerbescheide muss man doch 10 Jahre aufheben, oder?” Da sich Aufbewahrungsfristen im Laufe der Zeit aber immer wieder ändern, macht es wenig Sinn, diese hier niederzuschreiben. Weiterhin gibt es viele Unterschiede zwischen Privatpersonen, Freiberuflern und Arbeitnehmern. Du kannst dich aber beispielsweise hier stets über den aktuellen Stand der Dinge informieren. Diese Quelle war bisher immer aktuell, dennoch können wir für eventuelle Fehler natürlich keine Haftung übernehmen.
Dein nächster Schritt: Lerne in einem Online-Kurs, wie du den Papierkram perfekt organisierst.
Facebook-Umfrage
Umfrage: Wie denkst du über Papierkram? Wenn du bei Facebook bist, melde dich gerne zu der Gruppe an, ich schalte dich schnellstmöglich frei.
Dein Kommentar
Wie sortierst du deinen Papierkram? Arbeitest du mit Ordnern oder Hängemappen? Ich freue mich auf deinen Kommentar…
Meine Stapel unerledigt wandern von links nach rechts und keiner erledigt es. Da Papiere erst nach Erledigung in den Ordner dürfen. Uuups da war doch noch was. Sucherrei geht los. Termindruck und alles läuft schief dazu kommt noch Frust. Manche Jahre gab’s nur einen Jahresordner da kam wenigstens nichts weg und war automatisch nach Eingangsdatum sortiert. War auch nicht ideal. Alles was ich anfange stellt sich im Laufe der Zeit als unpassend heraus. Mit verzweifelnden Grüssen Regina Kalbe
Hallo Regina, Stück für Stück, Schritt für Schritt. Hast du es schon einmal mit Hängeregistermappen versucht? Mit einer ganz einfachen Einteilung, z. B. zu erledigen, erledigt, Garantien, Versicherungen…