Papiere sortieren: Aufbewahrungsfristen beachten


Auf einen Blick: Ist das wichtig, oder kann das weg? Wie oft hast du dir schon diese Frage im Unterlagen-Dschungel gestellt? Papiere sortieren ist aber nicht nur sinnvoll, sondern kann Spaß machen. Wenn man sich erst einmal ein System erstellt hat. Hier kommen handfeste Tipps.

Sammeln sich Poststapel in der Küche? Es ist aber auch wirklich schwer, den Überblick zu behalten, wenn sich die Bestimmungen und Fristen ständig ändern. Wenn du dich damit überfordert fühlst, kannst du auch jemanden um Hilfe bitten. Sei es dein Partner, ein Bekannter oder eine Freundin. Es ist nichts Schlimmes daran sich bei Dingen, die einem schwerfallen Unterstützung zu holen.

Hier zeige ich dir aber ein paar Tricks und Tipps wie du das auch ganz einfach selbst schaffen kannst.
Je öfters du deinen losen Papiere sortierst, umso einfacher wird es. Denn haben sich erstmal riesige Berge angehäuft, ist die Motivation den Papierkram zu erledigen oft noch weniger vorhanden. Und je länger alles liegen bleibt, umso leichter kannst du etwas übersehen. Wenn du z. B. durch deine Unordnung vergisst eine Rechnung rechtzeitig zu bezahlen, kann das schnell zu einer Mahnung und weiteren Kosten führen.

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Schritt für Schritt zum Ziel

Erfahre jetzt, welche Schritte wichtig sind, um ein für dich passendes Ablagesystem für den Papierkram anzulegen.

Überblick verschaffen

Zuallererst solltest du dir einen Überblick darüber verschaffen, was du hast. Ja, das ist fies, ich weiß, aber dennoch muss irgendwann einmal Ordnung ins Chaos. Wenn du ein gutes Ablagesystem gefunden hast verspreche ich dir, dass du deinen Papierkram in Zukunft ganz schnell erledigt bekommst. Papiere sortieren mit System.

Beginne damit, Stapel bzw. sinnvolle Kategorien zu bilden. Lege also alle Versicherungsdokumente auf den Stapel „Versicherungen“. Alle wichtigen Arbeitsunterlagen auf den Stapel „Beruf“ und verfahre so mit weiteren großen Kategorien, bis du alle deine Papiere verteilt hast.

Papiere sortieren: Kategorien

In Kategorien sortieren

Du hast verschiedene Möglichkeiten der Sortierung. Find heraus, was sich für dich am besten anfühlt:

  • Haupt- und Unterkategorien: Die Kategorie „Versicherungen“ kannst du dann beispielsweise in kleinere Sparten aufteilen. Wie „Gesundheit“ mit Dokumenten zu deiner Krankenversicherung oder „Kfz“, in der du Autoversicherungen und Co. ablegst.
  • Themen: Möchtest du lieber alle Unterlagen zum Thema Auto in einer Kategorie haben, kannst du auch die große Kategorie „Auto“ bilden. Und dort dann, Versicherungsdokumente, Steuerunterlagen usw. aufbewahren.

Je nach persönlichen Umständen, Menge und Wunsch nach Übersichtlichkeit wird da jeder etwas andere Kategorien und Prioritäten haben. Am Ende zählt einfach, dass du eine Struktur geschaffen hast, mit der du ordentlich weiterarbeiten kannst. Diese ist die Basis, dass du die gewünschten Unterlagen schnell wiederfindest.

  • Chronologisch oder nach Personen: Anders als in diesem Beispiel könnte vielleicht auch eine chronologische Sortierung oder eine Aufteilung nach Familienmitgliedern gut zu dir passen.
  • Farben bringen Übersicht: Vielleicht möchtest du außerdem mit Color Coding arbeiten und jeder Kategorie, jeder Hängemappe oder jedem Ordner eine spezielle Farbe zuweisen. Dann geht der Griff zum richtigen Thema noch leichter von der Hand.

Wichtige Belege sammeln

Sammle Belege für die Steuererklärung im entsprechenden Ordner in Klarsichthüllen, so hast du diese bei Bedarf schnell zur Hand.

Tipp: Wenn du sowieso gerade dabei bist… Überprüfe beim Einsortieren deiner Dokumente jeweils, ob ein neues Dokument vielleicht ein älteres ersetzt. Die alte Version kannst du dann entsorgen.

Notfallordner anlegen

Beim Papiere ordnen wird dir auffallen: Manche Unterlagen sind so wichtig, dass man sie das ganze Leben aufbewahren sollte! Dazu gehören etwa die Geburtsurkunde, die Eheurkunde, Zeugnisse von Schulen und Arbeitgebern, Gerichtsurteile, aber auch Baupläne oder ärztliche Gutachten. Um solche wichtigen Dokumente sofort griffbereit zu haben, solltest du deine Unterlagen gut organisieren.

Für deine wichtigsten Dokumente ist es ratsam, einen Notfall­ordner anzulegen. Dieser hilft besonders Angehörigen, wichtige Dokumente im Notfall schnell zu finden. Er sollte Regelungen wie Vollmachten, Testament, Patientenverfügung und eine Liste von Versicherungen und Bankkonten enthalten (oder was in deinem Fall von Wichtigkeit ist). Stelle den wichtigsten Ordner am besten an einen separaten Platz oder zumindest an erster Stelle in deinem Regal oder Aktenschrank und teile auch deinen Familienmitgliedern mit, wo sie den Ordner finden können.

Übrigens: Fällt dir bei der Durchsicht auf, dass eine wichtige Police fehlt, kannst du dir bei deiner Versicherung eine neue ausstellen lassen. Es reicht aus, die Beitrags­zahlung per Konto­auszug nachzuweisen.

Papiere sortieren: Überblick verschaffe, Rechnungen und Belege

Aufbewahrungsfristen beachten

“Steuerbescheide muss man doch 10 Jahre aufheben, oder?” Da sich Aufbewahrungsfristen im Laufe der Zeit aber immer wieder ändern, macht es wenig Sinn, diese hier niederzuschreiben. Weiterhin gibt es viele Unterschiede zwischen Privatpersonen, Freiberuflern und Arbeitnehmern. Deine privaten Papiere solltest du auch stets von geschäftlichen z. B. selbständigen Tätigkeiten trennen. Du kannst dich aber beispielsweise hier stets über den aktuellen Stand der Dinge informieren. Diese Quelle war bisher immer aktuell, dennoch können wir für eventuelle Fehler natürlich keine Haftung übernehmen. Von Zeit zu Zeit kannst du aber ruhig deine Ordner entrümpeln und Jahre alte Rechnungen von unwichtigen Dingen wie z. B. technischen Geräten oder Möbelstücken – die sich nicht mehr in deinem Besitz befinden – entfernen. Das hält dein Ordnungssystem übersichtlicher und die Ordner werden nicht immer dicker.

Einkaufsliste für deine Papierablage

Wie möchtest du in Zukunft deine Papiere ablegen? In klassischen Ordnern oder in einem Hängeregister? Wie auch immer: Besorge dir schönes Material – und die Papierablage wird übersichtlich und macht richtig Spaß.

Hier kommen Ideen für eine kleine Einkaufsliste. Einiges davon wirst du ohnehin schon haben:

Ordner-System

Papieraufbewahrung/-vorsortierung

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Hängeregister-System

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Papierlose Ablage

Mit einem Scanner kannst du deine Rechnungen und andere Dokumente auch ganz einfach digitalisieren.

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  • Druckgeschwindigkeit: bis zu 21 S./Min (in Farbe und schwarzweiß)

Online-Kurs: Papierkram managen

Möchtest du den Papierkram systematisch angehen und ein auf dich zugeschnittenes Ablagesystem anlegen? Melde dich zum Online-Kurs “Papierkram managen” an…

Das sagt eine ehemalige Kursteilnehmerin:

Dein nächster Schritt: Lerne in einem Online-Kurs, wie du den Papierkram perfekt organisierst.

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Der Beitrag ist am 23. Oktober 2018 erschienen.

  • Meine Stapel unerledigt wandern von links nach rechts und keiner erledigt es. Da Papiere erst nach Erledigung in den Ordner dürfen. Uuups da war doch noch was. Sucherrei geht los. Termindruck und alles läuft schief dazu kommt noch Frust. Manche Jahre gab’s nur einen Jahresordner da kam wenigstens nichts weg und war automatisch nach Eingangsdatum sortiert. War auch nicht ideal. Alles was ich anfange stellt sich im Laufe der Zeit als unpassend heraus. Mit verzweifelnden Grüssen Regina Kalbe

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