Auf einen Blick: Ist das wichtig, oder kann das weg? Wie oft hast du dir schon diese Frage im Unterlagen-Dschungel gestellt? Papiere sortieren ist aber nicht nur sinnvoll, sondern kann Spaß machen. Wenn man sich erst einmal ein System erstellt hat. Hier kommen handfeste Tipps.
Sammeln sich Poststapel in der Küche? Es ist aber auch wirklich schwer, den Überblick zu behalten, wenn sich die Bestimmungen und Fristen ständig ändern. Wenn du dich damit überfordert fühlst, kannst du auch jemanden um Hilfe bitten. Sei es dein Partner, ein Bekannter oder eine Freundin. Es ist nichts Schlimmes daran sich bei Dingen, die einem schwerfallen Unterstützung zu holen.
Tipp: Mit dem Selbstlernerkurs „Papierkram managen“ bringst du schnell Struktur in deine Ablage.
Hier zeige ich dir aber ein paar Tricks und Tipps wie du das auch ganz einfach selbst schaffen kannst.
Je öfters du deinen losen Papiere sortierst, umso einfacher wird es. Denn haben sich erstmal riesige Berge angehäuft, ist die Motivation den Papierkram zu erledigen oft noch weniger vorhanden. Und je länger alles liegen bleibt, umso leichter kannst du etwas übersehen. Wenn du z. B. durch deine Unordnung vergisst eine Rechnung rechtzeitig zu bezahlen, kann das schnell zu einer Mahnung und weiteren Kosten führen.
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Schritt für Schritt zum Ziel
Erfahre jetzt, welche Schritte wichtig sind, um ein für dich passendes Ablagesystem für den Papierkram anzulegen.
Überblick verschaffen
Zuallererst solltest du dir einen Überblick darüber verschaffen, was du hast. Ja, das ist fies, ich weiß, aber dennoch muss irgendwann einmal Ordnung ins Chaos. Wenn du ein gutes Ablagesystem gefunden hast verspreche ich dir, dass du deinen Papierkram in Zukunft ganz schnell erledigt bekommst. Papiere sortieren mit System.
Beginne damit, Stapel bzw. sinnvolle Kategorien zu bilden. Lege also alle Versicherungsdokumente auf den Stapel „Versicherungen“. Alle wichtigen Arbeitsunterlagen auf den Stapel „Beruf“ und verfahre so mit weiteren großen Kategorien, bis du alle deine Papiere verteilt hast.
In Kategorien sortieren
Du hast verschiedene Möglichkeiten der Sortierung. Find heraus, was sich für dich am besten anfühlt:
- Haupt- und Unterkategorien: Die Kategorie „Versicherungen“ kannst du dann beispielsweise in kleinere Sparten aufteilen. Wie „Gesundheit“ mit Dokumenten zu deiner Krankenversicherung oder „Kfz“, in der du Autoversicherungen und Co. ablegst.
- Themen: Möchtest du lieber alle Unterlagen zum Thema Auto in einer Kategorie haben, kannst du auch die große Kategorie „Auto“ bilden. Und dort dann, Versicherungsdokumente, Steuerunterlagen usw. aufbewahren.
Je nach persönlichen Umständen, Menge und Wunsch nach Übersichtlichkeit wird da jeder etwas andere Kategorien und Prioritäten haben. Am Ende zählt einfach, dass du eine Struktur geschaffen hast, mit der du ordentlich weiterarbeiten kannst. Diese ist die Basis, dass du die gewünschten Unterlagen schnell wiederfindest.
- Chronologisch oder nach Personen: Anders als in diesem Beispiel könnte vielleicht auch eine chronologische Sortierung oder eine Aufteilung nach Familienmitgliedern gut zu dir passen.
- Farben bringen Übersicht: Vielleicht möchtest du außerdem mit Color Coding arbeiten und jeder Kategorie, jeder Hängemappe oder jedem Ordner eine spezielle Farbe zuweisen. Dann geht der Griff zum richtigen Thema noch leichter von der Hand.
Wichtige Belege sammeln
Sammle Belege für die Steuererklärung im entsprechenden Ordner in Klarsichthüllen, so hast du diese bei Bedarf schnell zur Hand.
Tipp: Wenn du sowieso gerade dabei bist… Überprüfe beim Einsortieren deiner Dokumente jeweils, ob ein neues Dokument vielleicht ein älteres ersetzt. Die alte Version kannst du dann entsorgen.
Notfallordner anlegen
Beim Papiere ordnen wird dir auffallen: Manche Unterlagen sind so wichtig, dass man sie das ganze Leben aufbewahren sollte! Dazu gehören etwa die Geburtsurkunde, die Eheurkunde, Zeugnisse von Schulen und Arbeitgebern, Gerichtsurteile, aber auch Baupläne oder ärztliche Gutachten. Um solche wichtigen Dokumente sofort griffbereit zu haben, solltest du deine Unterlagen gut organisieren.
Für deine wichtigsten Dokumente ist es ratsam, einen Notfallordner anzulegen. Dieser hilft besonders Angehörigen, wichtige Dokumente im Notfall schnell zu finden. Er sollte Regelungen wie Vollmachten, Testament, Patientenverfügung und eine Liste von Versicherungen und Bankkonten enthalten (oder was in deinem Fall von Wichtigkeit ist). Stelle den wichtigsten Ordner am besten an einen separaten Platz oder zumindest an erster Stelle in deinem Regal oder Aktenschrank und teile auch deinen Familienmitgliedern mit, wo sie den Ordner finden können.
Übrigens: Fällt dir bei der Durchsicht auf, dass eine wichtige Police fehlt, kannst du dir bei deiner Versicherung eine neue ausstellen lassen. Es reicht aus, die Beitragszahlung per Kontoauszug nachzuweisen.
Aufbewahrungsfristen beachten
„Steuerbescheide muss man doch 10 Jahre aufheben, oder?“ Da sich Aufbewahrungsfristen im Laufe der Zeit aber immer wieder ändern, macht es wenig Sinn, diese hier niederzuschreiben. Weiterhin gibt es viele Unterschiede zwischen Privatpersonen, Freiberuflern und Arbeitnehmern. Deine privaten Papiere solltest du auch stets von geschäftlichen z. B. selbständigen Tätigkeiten trennen. Du kannst dich aber beispielsweise hier stets über den aktuellen Stand der Dinge informieren. Diese Quelle war bisher immer aktuell, dennoch können wir für eventuelle Fehler natürlich keine Haftung übernehmen. Von Zeit zu Zeit kannst du aber ruhig deine Ordner entrümpeln und Jahre alte Rechnungen von unwichtigen Dingen wie z. B. technischen Geräten oder Möbelstücken – die sich nicht mehr in deinem Besitz befinden – entfernen. Das hält dein Ordnungssystem übersichtlicher und die Ordner werden nicht immer dicker.
Einkaufsliste für deine Papierablage
Wie möchtest du in Zukunft deine Papiere ablegen? In klassischen Ordnern oder in einem Hängeregister? Wie auch immer: Besorge dir schönes Material – und die Papierablage wird übersichtlich und macht richtig Spaß.
Hier kommen Ideen für eine kleine Einkaufsliste. Einiges davon wirst du ohnehin schon haben:
Ordner-System
- Aktenordner* (schmal, mittel, breit)
- Register*
- Prospekthüllen*
- Locher und Heftgerät*
- Lochverstärkungsringe*
- 10 Stück
- Kaschierung innen und außen aus robustem Polypropylen
Papieraufbewahrung/-vorsortierung
- Ordnung halten: Zur Aufbewahrung von Zeitschriften, Dokumenten, Heftern uvm. - Passend für DIN A4
- Praktisch: Durch sein extra breites Design bietet der Stehsammler besonders viel Stauraum
Hängeregister-System
- Hängeregister-Mappen/-taschen*
- Hängemappen-Box* (für die Aufbewahrung der Mappen)
- alternativ: Hängeregistraturgestell*
- Ein leicht tragbare Hängemappenbox für maximal 15 Hängemappen.
- Einschließlich 5 Euroflex-Hängemappen in verschiedenen Farben (A4-Format).
Noch mehr Spaß mit dem Papierkram
- Keine Produkte gefunden.
- Haftnotizen*
- Bunte Mappen* mit Einteilung
- Dokumenten-Mappe*
- Etikettiergerät* und Etiketten
- Büroklammern*
- Das Beschriftungsgerät-Set beinhaltet den DYMO-Etikettendrucker und 3 Rollen leicht ablösbare Etiketten – so sind Sie für alle Etikettieraufgaben zu Hause, im Büro, im Garten oder bei sonstigen Projekten bestens gewappnet
- 2-Zeilen-Druck, 5 Schriftgrößen, 7 Druckstile, 8 Verpackungsstile, 9 Speichermöglichkeiten für Etiketten, Datumstempel sowie 3 Sprachoptionen bieten ultimative Vielseitigkeit für die verschiedensten Aufgaben
Papierlose Ablage
Mit einem Scanner kannst du deine Rechnungen und andere Dokumente auch ganz einfach digitalisieren.
- Leistungsfähiger 4-in-1 Farblaser Multifunktionsdrucker mit JetIntelligence, Netzwerkdrucker mit WLAN und Duplex, HP ePrint, Airprint, 250-Blatt Zuführung, Farb-Touchscreen, geringer Stromverbrauch
- Druckgeschwindigkeit: bis zu 21 S./Min (in Farbe und schwarzweiß)
Online-Kurs: Papierkram managen
Möchtest du den Papierkram systematisch angehen und ein auf dich zugeschnittenes Ablagesystem anlegen? Melde dich zum Online-Kurs „Papierkram managen“ an…
Das sagt eine ehemalige Kursteilnehmerin:
Dein nächster Schritt: Lerne in einem Online-Kurs, wie du den Papierkram perfekt organisierst.
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Weitere Informationen und Produkt-Tipps zum Beitragsthema.
Bücher
Empfehlungen
- Fonger, Patrick (Autor)
- Windfelder, Claudia (Autor)
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Produkte
Erwähnte Produkte
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- Inhalt: 200 Prospekthüllen, Folienstärke 0,06 mm (60 my)
- Formschönes und handliches Set bestehend aus einem Papierlocher und Hefter. Ideal für den Gebrauch im heimischen Büro und Haushalt geeignet
- Die Heftmaschine kann bis zu 15 Blatt Papier auf einmal heften. Die Heftung ist fest, sodass Dokumente dauerhaft zusammengefügt werden können. Nageln ist ebenfalls möglich
- Weiße, selbstklebende Verstärkungsringe mit einem Durchmesser von 13 mm, schützen verlässlich gegen ein Einreißen der Lochung und halten Ihre Dokumente sicher an Ort und Stelle
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- Kunststoffgestell
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- Im Vergleich zu Post-it Standard Notes haften sie doppelt so stark und halten länger
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- starker Quality-Karton
- 2 Gummizüge
- Dokumentenmappe bestehend aus softem Kunstleder und praktischer 4-Ring-Mechanik für einen eleganten Stil
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Dein Kommentar
Wie sortierst du deinen Papierkram? Arbeitest du mit Ordnern oder Hängemappen? Ich freue mich auf deinen Kommentar…
Ich habe Ordner und bin über jeden Tipp dankbar
Hallo Andrea,
vielen Dank für deinen Kommentar und dein Interesse an meinen Tipps zur Papiersortierung! Ich freue mich, dass ich dir mit meinen Empfehlungen helfen kann. Ordner sind eine gute Möglichkeit, um wichtige Dokumente und Unterlagen übersichtlich zu sortieren und aufzubewahren. Achte dabei darauf, dass du die Aufbewahrungsfristen der verschiedenen Dokumente im Blick behältst, damit du sie rechtzeitig entsorgen oder vernichten kannst, wenn sie nicht mehr benötigt werden.
Ich wünsche dir viel Erfolg bei der Sortierung deiner Papiere und hoffe, dass meine Tipps dir dabei helfen werden.
Liebe Grüße,
Claudia
Ich arbeite mit Ordnern.
Hallo Beate,
vielen Dank für deinen Kommentar! Es freut mich zu hören, dass du auch mit Ordnern arbeitest. Das ist eine gute Möglichkeit, um wichtige Dokumente und Unterlagen übersichtlich zu sortieren und aufzubewahren. Achte dabei darauf, dass du die Aufbewahrungsfristen der verschiedenen Dokumente im Blick behältst, damit du sie rechtzeitig entsorgen oder vernichten kannst, wenn sie nicht mehr benötigt werden.
Ich wünsche dir weiterhin viel Erfolg bei der Organisation deiner Papiere!
Liebe Grüße,
Claudia
Meine Stapel unerledigt wandern von links nach rechts und keiner erledigt es. Da Papiere erst nach Erledigung in den Ordner dürfen. Uuups da war doch noch was. Sucherrei geht los. Termindruck und alles läuft schief dazu kommt noch Frust. Manche Jahre gab’s nur einen Jahresordner da kam wenigstens nichts weg und war automatisch nach Eingangsdatum sortiert. War auch nicht ideal. Alles was ich anfange stellt sich im Laufe der Zeit als unpassend heraus. Mit verzweifelnden Grüssen Regina Kalbe
Hallo Regina, Stück für Stück, Schritt für Schritt. Hast du es schon einmal mit Hängeregistermappen versucht? Mit einer ganz einfachen Einteilung, z. B. zu erledigen, erledigt, Garantien, Versicherungen…