Papiere sortieren: Aufbewahrungsfristen beachten


Auf einen Blick: Ist das wichtig, oder kann das weg? Wie oft hast du dir schon diese Frage im Unterlagen-Dschungel gestellt? Papiere sortieren ist aber nicht nur sinnvoll, sondern kann Spaß machen. Wenn man sich erst einmal ein System erstellt hat. Hier kommen handfeste Tipps.

Sammeln sich Poststapel in der Küche? Es ist aber auch wirklich schwer, den Überblick zu behalten, wenn sich die Bestimmungen und Fristen ständig ändern. Wenn du dich damit überfordert fühlst, kannst du auch jemanden um Hilfe bitten. Sei es dein Partner, ein Bekannter oder eine Freundin. Es ist nichts Schlimmes daran sich bei Dingen, die einem schwerfallen Unterstützung zu holen.

Tipp: Mit dem Selbstlernerkurs „Papierkram managen“ bringst du schnell Struktur in deine Ablage.

Hier zeige ich dir aber ein paar Tricks und Tipps wie du das auch ganz einfach selbst schaffen kannst.
Je öfters du deinen losen Papiere sortierst, umso einfacher wird es. Denn haben sich erstmal riesige Berge angehäuft, ist die Motivation den Papierkram zu erledigen oft noch weniger vorhanden. Und je länger alles liegen bleibt, umso leichter kannst du etwas übersehen. Wenn du z. B. durch deine Unordnung vergisst eine Rechnung rechtzeitig zu bezahlen, kann das schnell zu einer Mahnung und weiteren Kosten führen.

perfect line • Ordner-Register DIN-A4, 10-teilig, 5er Set, Karton, MADE IN GERMANY*
  • ★ DER NATUR ZULIEBE ★ – umweltgerechte Ordner- und Akten-Register aus 160 g/m² stabilem Recycling-Karton, Multilochung, nachhaltig hergestellt in Deutschland, Blauer Engel zertifiziert
  • ★ FARBEN ★ – 5er Pack á 5 bunten Farben (5x10), vollintensive, unterscheidbare, farbige Taben-Register (blau, rot, orange, gelb, grün), farbig sortiert

Schritt für Schritt zum Ziel

Erfahre jetzt, welche Schritte wichtig sind, um ein für dich passendes Ablagesystem für den Papierkram anzulegen.

Überblick verschaffen

Zuallererst solltest du dir einen Überblick darüber verschaffen, was du hast. Ja, das ist fies, ich weiß, aber dennoch muss irgendwann einmal Ordnung ins Chaos. Wenn du ein gutes Ablagesystem gefunden hast verspreche ich dir, dass du deinen Papierkram in Zukunft ganz schnell erledigt bekommst. Papiere sortieren mit System.

Beginne damit, Stapel bzw. sinnvolle Kategorien zu bilden. Lege also alle Versicherungsdokumente auf den Stapel „Versicherungen“. Alle wichtigen Arbeitsunterlagen auf den Stapel „Beruf“ und verfahre so mit weiteren großen Kategorien, bis du alle deine Papiere verteilt hast.

Papiere sortieren: Kategorien

In Kategorien sortieren

Du hast verschiedene Möglichkeiten der Sortierung. Find heraus, was sich für dich am besten anfühlt:

  • Haupt- und Unterkategorien: Die Kategorie „Versicherungen“ kannst du dann beispielsweise in kleinere Sparten aufteilen. Wie „Gesundheit“ mit Dokumenten zu deiner Krankenversicherung oder „Kfz“, in der du Autoversicherungen und Co. ablegst.
  • Themen: Möchtest du lieber alle Unterlagen zum Thema Auto in einer Kategorie haben, kannst du auch die große Kategorie „Auto“ bilden. Und dort dann, Versicherungsdokumente, Steuerunterlagen usw. aufbewahren.

Je nach persönlichen Umständen, Menge und Wunsch nach Übersichtlichkeit wird da jeder etwas andere Kategorien und Prioritäten haben. Am Ende zählt einfach, dass du eine Struktur geschaffen hast, mit der du ordentlich weiterarbeiten kannst. Diese ist die Basis, dass du die gewünschten Unterlagen schnell wiederfindest.

  • Chronologisch oder nach Personen: Anders als in diesem Beispiel könnte vielleicht auch eine chronologische Sortierung oder eine Aufteilung nach Familienmitgliedern gut zu dir passen.
  • Farben bringen Übersicht: Vielleicht möchtest du außerdem mit Color Coding arbeiten und jeder Kategorie, jeder Hängemappe oder jedem Ordner eine spezielle Farbe zuweisen. Dann geht der Griff zum richtigen Thema noch leichter von der Hand.

Wichtige Belege sammeln

Sammle Belege für die Steuererklärung im entsprechenden Ordner in Klarsichthüllen, so hast du diese bei Bedarf schnell zur Hand.

Tipp: Wenn du sowieso gerade dabei bist… Überprüfe beim Einsortieren deiner Dokumente jeweils, ob ein neues Dokument vielleicht ein älteres ersetzt. Die alte Version kannst du dann entsorgen.

Notfallordner anlegen

Beim Papiere ordnen wird dir auffallen: Manche Unterlagen sind so wichtig, dass man sie das ganze Leben aufbewahren sollte! Dazu gehören etwa die Geburtsurkunde, die Eheurkunde, Zeugnisse von Schulen und Arbeitgebern, Gerichtsurteile, aber auch Baupläne oder ärztliche Gutachten. Um solche wichtigen Dokumente sofort griffbereit zu haben, solltest du deine Unterlagen gut organisieren.

Für deine wichtigsten Dokumente ist es ratsam, einen Notfall­ordner anzulegen. Dieser hilft besonders Angehörigen, wichtige Dokumente im Notfall schnell zu finden. Er sollte Regelungen wie Vollmachten, Testament, Patientenverfügung und eine Liste von Versicherungen und Bankkonten enthalten (oder was in deinem Fall von Wichtigkeit ist). Stelle den wichtigsten Ordner am besten an einen separaten Platz oder zumindest an erster Stelle in deinem Regal oder Aktenschrank und teile auch deinen Familienmitgliedern mit, wo sie den Ordner finden können.

Übrigens: Fällt dir bei der Durchsicht auf, dass eine wichtige Police fehlt, kannst du dir bei deiner Versicherung eine neue ausstellen lassen. Es reicht aus, die Beitrags­zahlung per Konto­auszug nachzuweisen.

Papiere sortieren: Überblick verschaffe, Rechnungen und Belege

Aufbewahrungsfristen beachten

„Steuerbescheide muss man doch 10 Jahre aufheben, oder?“ Da sich Aufbewahrungsfristen im Laufe der Zeit aber immer wieder ändern, macht es wenig Sinn, diese hier niederzuschreiben. Weiterhin gibt es viele Unterschiede zwischen Privatpersonen, Freiberuflern und Arbeitnehmern. Deine privaten Papiere solltest du auch stets von geschäftlichen z. B. selbständigen Tätigkeiten trennen. Du kannst dich aber beispielsweise hier stets über den aktuellen Stand der Dinge informieren. Diese Quelle war bisher immer aktuell, dennoch können wir für eventuelle Fehler natürlich keine Haftung übernehmen. Von Zeit zu Zeit kannst du aber ruhig deine Ordner entrümpeln und Jahre alte Rechnungen von unwichtigen Dingen wie z. B. technischen Geräten oder Möbelstücken – die sich nicht mehr in deinem Besitz befinden – entfernen. Das hält dein Ordnungssystem übersichtlicher und die Ordner werden nicht immer dicker.

Einkaufsliste für deine Papierablage

Wie möchtest du in Zukunft deine Papiere ablegen? In klassischen Ordnern oder in einem Hängeregister? Wie auch immer: Besorge dir schönes Material – und die Papierablage wird übersichtlich und macht richtig Spaß.

Hier kommen Ideen für eine kleine Einkaufsliste. Einiges davon wirst du ohnehin schon haben:

Ordner-System

Papieraufbewahrung/-vorsortierung

Relaxdays Stehsammler XL Bambus, A4, extrabreit, Papieraufbewahrung, Zeitschriftensammler,HBT 30,5 x 26,5 x 12 cm, natur, Standard*
  • Ordnung halten: Zur Aufbewahrung von Zeitschriften, Dokumenten, Heftern uvm. - Passend für DIN A4
  • Praktisch: Durch sein extra breites Design bietet der Stehsammler besonders viel Stauraum

Hängeregister-System

Re-Solution Office Box, Jalema 2658026998, Hängeregister inklusiv 5 Hängemappen A4, farbig sortiert, schwarz*
  • Ein leicht tragbare Hängemappenbox für maximal 15 Hängemappen.
  • Einschließlich 5 Euroflex-Hängemappen in verschiedenen Farben (A4-Format).

Noch mehr Spaß mit dem Papierkram

Dymo LetraTag LT-100H Beschriftungsgerät Handgerät | Tragbares Etikettendrucker mit ABC Tastatur | mit Papieretiketten, weißen & transparenten...*
  • Das Beschriftungsgerät-Set beinhaltet den DYMO-Etikettendrucker und 3 Rollen leicht ablösbare Etiketten – so sind Sie für alle Etikettieraufgaben zu Hause, im Büro, im Garten oder bei sonstigen Projekten bestens gewappnet.
  • 2-Zeilen-Druck, 5 Schriftgrößen, 7 Druckstile, 8 Verpackungsstile, 9 Speichermöglichkeiten für Etiketten, Datumstempel sowie 3 Sprachoptionen bieten ultimative Vielseitigkeit für die verschiedensten Aufgaben.

Papierlose Ablage

Mit einem Scanner kannst du deine Rechnungen und andere Dokumente auch ganz einfach digitalisieren.

HP Color LaserJet Pro M283fdw Multifunktions-Farblaserdrucker (Drucker, Scanner, Kopierer, Fax, WLAN, LAN, Duplex, Airprint) weiß*
  • Leistungsfähiger 4-in-1 Farblaser Multifunktionsdrucker mit JetIntelligence, Netzwerkdrucker mit WLAN und Duplex, HP ePrint, Airprint, 250-Blatt Zuführung, Farb-Touchscreen, geringer Stromverbrauch
  • Druckgeschwindigkeit: bis zu 21 S./Min (in Farbe und schwarzweiß)

Online-Kurs: Papierkram managen

Möchtest du den Papierkram systematisch angehen und ein auf dich zugeschnittenes Ablagesystem anlegen? Melde dich zum Online-Kurs „Papierkram managen“ an…

Das sagt eine ehemalige Kursteilnehmerin:

Papiere sortieren mit System

Dein nächster Schritt: Lerne in einem Online-Kurs, wie du den Papierkram perfekt organisierst.

Empfehlungen zum Thema

Weitere Informationen und Produkt-Tipps zum Beitragsthema.

Bücher

Empfehlungen

weekview Haushaltsplaner | PLUS | undatiert | mit Wochenaufkleber, Griffregister, 366 Sticker und Tafelkalender*
  • ✅ Mit Wochenaufkleber 2022. Ob du etwas suchst, womit du deinen Haushalt besser in den Griff bekommst oder einfach nur ein gutes Tool, um deinen Haushalt für dich und deine Familie oder deine WG-Mitbewohner optimal zu organisieren – hier erhältst du...
  • Größe: A5 - Manage jetzt die Themen Hausarbeit, Menüplanung, Vorratshaltung, Einkaufen und Finanzen wie ein Profi Die Wochenübersicht ist das Herzstück deines Haushaltsplaners. Hier siehst du auf einen Blick was in der aktuellen Woche relevant ist....

Produkte

Erwähnte Produkte

200 Prospekthüllen transparent DIN A4, Prospekt-Hüllen genarbt, farblose Klarsicht-Folien zum Schutz von Papier & Dokumente, Sichthüllen für A4 Ordner*
  • Die Prospekt-Hüllen sind strapazierfähig und bieten einen Idealen Schutz für Dokumente und eignen sich zum Sortieren und Ordnen von Papier & Unterlagen.
  • Inhalt: 200 Prospekthüllen, Folienstärke 0,06 mm (60 my)
Novus Schreibtisch Set (Heftgerät E 15 mit Locher E 210, inkl. 1000 Heftklammern No. 10) pink*
  • Formschönes und handliches Set bestehend aus einem Papierlocher und Hefter. Ideal für den Gebrauch im heimischen Büro und Haushalt geeignet
  • Die Heftmaschine kann bis zu 15 Blatt Papier auf einmal heften. Die Heftung ist fest, sodass Dokumente dauerhaft zusammengefügt werden können. Nageln ist ebenfalls möglich
Angebot
AVERY Zweckform 3508 Lochverstärker selbstklebend 500 Stück (Ø13mm, Lochverstärkungsringe auf Rolle, permanent haftende Ringverstärker, Ringlochverstärker...*
  • Weiße, selbstklebende Verstärkungsringe mit einem Durchmesser von 13 mm, schützen verlässlich gegen ein Einreißen der Lochung und halten Ihre Dokumente sicher an Ort und Stelle
  • Insgesamt 500 Lochverstärker auf Rolle im praktischen Spender für die einfache Handhabung und saubere Aufbewahrung - Schutz vor Schmutz, Staub und Beschädigungen
Esselte Briefkorb, A4, 10er Pack, Farbig sortiert, Colour'Ice, 626276*
  • Elegante und langlebige Briefablage zum Aufbewahren und Organisieren aller A4-Dokumente, gestaltet im frischen und modernen Colour'Breeze-Design mit seitlichem Prägemuster
  • Ideale Ablage, um häufig benötigte Dokumente und Unterlagen sowie Prospekte, Kataloge und Zeitschriften zu Hause oder im Büro übersichtlich zu verstauen
Herlitz 5874755 Hängetasche farbig sortiert 5er Packung*
  • Manila-Recycling-Karton
  • seitlich geschlossen, mit Vollsichtreitern und Beschriftungsschildchen
Post-it Super Sticky Notes, Cosmic Collection, 76 x 76 mm, 6 Blöcke à 90 Blatt*
  • Die gezeigten Produktbilder und Abbildungen dienen lediglich zu illustrativen Zwecken.
  • Im Vergleich zu Post-it  Standard Notes haften sie doppelt so stark und halten länger
Angebot
Angebot
Pagna Dokumentenmappe (Dokumententasche, 4-Ring-Mechanik, 1H) weinrot*
  • Dokumentenmappe bestehend aus softem Kunstleder und praktischer 4-Ring-Mechanik für einen eleganten Stil
  • Aktentasche verfügt über eine Lasche und ein Schloss, die ein sicheres Verschließen ermöglichen; Dokumentenhüllen schützen empfindliche Dokumente
Farbig sortierte Büroklammern, 480 Stück*
  • 480 bunte Büroklammern
  • Langlebig und farbig sortiert
Viisan VK16 Dokumenten-und Buchscanner digitalisiert A3-Vorlage blitzschnell. 16MP Sensor. Buch-Doppelseiten Glätten & Aufteilen. Auto-Scannen. OCR...*
  • [Einfach Bedienung] Egal ob es sich um Dokumente, Bücher, Visitenkarten, 3D-Gegenstände oder Kataloge, usw handelt, legen Sie einfach die Vorlagen auf die mitgelieferte Scan-Matte und drücken bequem den Scan-Knopf. In einer Sekunde ist der Scanvorgang...
  • [Flatten Curve Technology] Dank der Intelligente Algorithmus der mitgelieferte Software „Viisan OfficeCam“ erkennt VK16 die Krümmung der Buch-Doppelseiten, flacht automatisch die Wölbung ab, korrigiert störende Schatten, teilt das Bild in 2...

Bestseller Papierablage

Bestseller Nr. 1
Han Briefablage A4 schwarz (1 Karton = 10 Stück, schwarz)*
  • Die leicht angeschrägte Vorderfront der Briefablage verhindert ein Herausrutschen der Dokumente
  • Außenmaße (B x T x H): 255 x 348 x 65 mm | Briefablage KLASSIK, DIN A4/C4
AngebotBestseller Nr. 2
Relaxdays Dokumentenablage aus Metall, Briefablage 3 Fächer, Mesh Design Schreibtischablage für A4 Dokument, schwarz*
  • Praktisches Zubehör: Dokumentenablage für Briefe, Papier uvm. - 3 tiefe Ablagefächer für Bücher und Hefter - Maße H x B x T: ca. 27 x 29, 5 x 35, 5 cm
  • Aus Metall: Leichtes Metallgeflecht für den Schreibtisch - Ablagesystem im trendigen Mesh Design - Briefablage in Schwarz
AngebotBestseller Nr. 3
Schreibtisch-Organizer, Briefablage, Dokumentenhalter, A4-Papierablage, für Zuhause, Büro, Schule, 5 Ablagefächer*
  • Hohe Qualität: Die Struktur aus hochwertiger Holz-Kunststoff-Platte ist robust und langlebig und ist wasserfest und feuchtigkeitsbeständig.
  • Platzsparend: Diese Briefablage kann Ihnen helfen, mehr Platz auf Ihrem Schreibtisch zu sparen, Sie haben alles auf einen Blick, kein Durcheinander mehr, auch geeignet als Papierablage im Klassenzimmer.
AngebotBestseller Nr. 4
HAN Briefablage KLASSIK TRANSPARENT – 6 STÜCK, moderne, transparente und stapelbare Ablage im frischen Design bis Format DIN A4/C4, transparent-glasklar,...*
  • Die HAN Briefablage KLASSIK TRANSPARENT befreit nicht nur vom Papierchaos und sorgt für Ordnung auf dem Schreibtisch, sondern ist mit seinem zeitgemäßen Design auch ein echter Hingucker im modernen Büro
  • Es lassen sich Unterlagen bis zum Format DIN A4/C4 bequem und übersichtlich verstauen. Die leicht angeschrägte Vorderfront verhindert das Herausrutschen der Unterlagen
AngebotBestseller Nr. 5
HAN Schubladenbox SYSTEMBOX – attraktives Design für Unterlagen bis DIN C4, mit 5 geschlossenen Schubladen, schwarz, 1450-13*
  • Für mehr Ordnung auf dem Schreibtisch oder im Büro-Regal: Die HAN Schubladenbox überzeugt mit ihrer attraktiven Optik und sorgt für eine optimale Organisation am Arbeitsplatz
  • Das stabile Gehäuse des Schreibtisch-Ablagesystems mit geschlossenen, leicht laufenden Schubladen kann mühelos gestapelt werden und ist so ein platzsparender Organizer für Papiere im DIN C4 Format

Facebook-Umfrage

Umfrage: Wie denkst du über Papierkram? Wenn du bei Facebook bist, melde dich gerne zu der Gruppe an, ich schalte dich schnellstmöglich frei.

Pinterest

Merke dir meine Pins bei Pinterest:

Dein Kommentar

Wie sortierst du deinen Papierkram? Arbeitest du mit Ordnern oder Hängemappen? Ich freue mich auf deinen Kommentar…

mal geteilt

Der Beitrag ist am 23. Oktober 2018 erschienen.

  • Meine Stapel unerledigt wandern von links nach rechts und keiner erledigt es. Da Papiere erst nach Erledigung in den Ordner dürfen. Uuups da war doch noch was. Sucherrei geht los. Termindruck und alles läuft schief dazu kommt noch Frust. Manche Jahre gab’s nur einen Jahresordner da kam wenigstens nichts weg und war automatisch nach Eingangsdatum sortiert. War auch nicht ideal. Alles was ich anfange stellt sich im Laufe der Zeit als unpassend heraus. Mit verzweifelnden Grüssen Regina Kalbe

  • {"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}

    Ähnliche Beiträge

    Gewürze sortieren und aufbewahren
    mal geteilt
    >